Durch eine Kampfansage an den Papierkram machen Sie einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunftssicherheit. Ganz nebenbei wird durch die Produktivitätssteigerung und Risikominderung auch Ihr Gewinn steigen. Bei der papierlosen Verwaltung, Kommunikation und Dokumentation geht es also nicht nur um die Papiervermeidung, sondern vielmehr um Effizienzsteigerung durch eine schnelle Auftragsabwicklung, die automatische Containerverwaltung sowie das digitale Betriebstagebuch.

Der Aufwand lohnt sich. Warum zeigen Erfolge von Unternehmen wie die Firma D&D Bauer, Gaiser Bau oder Mehring Container. Herr Sebastian Will, Geschäftsführer Mehring Container, erläutert sein “Mitarbeiter verantwortlich für die Annahme und Disposition hat nun weitaus mehr Zeit und Ruhe bei der Kundenbetreuung”. Zusätzlich erspart ihm “die digitale Auftragsverwaltung bei der Dokumentation und Nachbearbeitung in etwa 2 Stunden täglich”. Durch den Umstieg auf eine digitale Lösung konnte auch Herr Dennis Bauer, Junior Geschäftsführer Bauer Container, “die Effektivität von sowie den Überblick über die Prozesse im Büro signifikant steigern”.

Im Folgenden versuchen wir aus unabhängiger Perspektive Wettbewerbsvorteile zu beleuchten, über die Sie sich mit der Digitalisierung absichern können. Zurückzuführen sind die folgenden Punkte auf typische Probleme im Containerdienst und der Entsorgung, welche durch das digitale Arbeiten vereinfacht oder eliminiert werden.

Durch digitale Prozesse und Kommunikation holen Sie sich die Freiheit und den Fokus auf Ihre eigentliche Aufgaben im Betrieb zurück. Die Vereinfachung betrifft hauptsächlich administrative und rechtliche Aspekte. Informationen zu einzelnen Aufträgen werden zentral, und schnell erfasst und sind jederzeit von überall abrufbar. Dazu kommt der kommunikative Aspekt: Durch eine digitale Ausrüstung Ihrer mobilen Mitarbeiter vereinfachen Sie die Zusammenarbeit zwischen Flotte und Büro. Die Aufgabenverteilung ist klar, Verständnisprobleme scheiden aus, und der automatische Austausch von Dokumenten schafft Flexibilität.

Egal ob mit Kunde, Kollege oder Partner, Diskussionen gibt es nunmal. Häufig sind sie das Resultat ausbleibender Dokumentation im Gespräch mit dem Kunden oder auf Seiten des Fahrers während der Tour. Die Nachbearbeitung fällt in Folge mangelhaft aus. Unvermeidbar ist dies aber nicht.

Beispielsweise schaffen digital erfasste Auftragsdaten sowie die Verknüpfung der Lieferadresse mit Google Maps Klarheit in der Auftragsabwicklung. Zudem vereinfacht eine digitale Lösung die Erfassung von Informationen: Alle wichtigen Infos werden automatisch auf dem Auftrag festgehalten und auf allen Geräten gleichzeitig aktualisiert. Nach Abschluss einer Tour wird das Büro benachrichtigt und kann sofort mit der Nachbearbeitung loslegen. Ungenutzte Pausen werden so vermieden.

Der ständige Kommunikation mit den Fahrern gehört in den meisten deutschen Containerdiensten und Entsorgern aufgrund ihrer Wichtigkeit schlichtweg zum Alltag. Trotzdem führt Sie dazu, dass Ihre Bürokollegen keine Ruhe finden, sich wenig Zeit für den Kunden nehmen und Bearbeitungsfehler übersehen. Mit einer digitalen Lösung helfen Sie allen Ihren Kollegen unabhängiger zu arbeiten und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu stärken. Sobald Ihre Kollegen, bzw. Ihr Kollege im Büro neue Informationen zum Auftrag erfasst oder die Tourenplanung ändert, werden alle Prozessbeteiligter automatisch zu den Änderungen benachrichtigt. So kann das Büro auch während der laufenden Tour schnell und klar steuern. Durch die mobile Dokumentation mit Hilfe einer App ersparen Sie Ihren Fahrern Unsicherheit, Handarbeit und Zeit. Jegliche Zweifel an der Umstellung Ihrer Fahrer sind schnell verflogen.

Die Erstellung von Begleitscheinen und Rechnungen kostet nicht nur viel Zeit und Sorgfalt sondern… Papier! Zudem bedarf er Nerven, ist fehleranfällig und leidet an Flexibilität. Das Potential einer Automatisierung dieser Erfassungs- und Ordnungssysteme ist signifikant: Mit einer digitalen Auftragsverwaltung können Sie effizient abwickeln – ganz ohne Papierkram in der Vor- und Nachbearbeitung von Aufträgen. Durch die Vernetzung von Fahrer und dem Büro sammeln Sie stets alle Auftragsdaten in Echtzeit und an einem Ort. So wird alles am richtigen Ort festgehalten, bzw. das Betriebstagebuch und die Containerverwaltung komplett automatisiert. Schnelle Suche oder wenige Klicks und ein vergangener Auftrag, eine Kundenakte oder eine Auflistung nach AVV ist geöffnet. Noch dazu geben Sie Ihrem Kunden die Möglichkeit seinen Lieferschein oder seine Rechnung per Mail zu empfangen. Die eingesparten Papier-, Druck- und Portokosten  können Sie direkt in ein Software-Abo reinvestieren. 

Die Diskussion mit dem Kunden zu unerwarteten Qualitätsunterschieden oder Fehler bei der Datenerfassung kann sich bekanntlich schwierig gestalten. Wann war der Fahrer nochmal da? Von welchem Kunden kam der auf dem Hof stehende Container? Von wem kam diese Bemerkung zu einem Auftrag? Diese Fragen gehören mit einer digitalen Auftragsabwicklung der Vergangenheit an. Denn Software arbeitet mit automatischen Zeitstempeln und Standortmarkierungen. So wissen Sie von welchem Fahrer, welcher Container, von Ihrem Kunde zu der bestimmten Entsorgungsanlage transport wurde.

Richtig eingesetzt, kann die Digitalisierung Ihnen viele alltägliche Sorgen nehmen. In diesem Zusammenhang ist insbesondere das Koordinations- und Kommunikationsverhalten zwischen Büro und Fahrer zu nennen, welches sich entscheidend vereinfacht. Selbst wenn die Voraussetzungen einer Umstellung nicht immer ideal sind, gibt es genug Potenzial für jeden einzelnen Prozessbeteiligten. Am Ende profitieren alle von einer digitalen Arbeitsweise, bei der Daten automatisch übertragen, geordnet archiviert und schnell zurückverfolgt werden.